6 typische Fehler, die Sie bei der Messeplanung vermeiden sollten

Die Planung einer Messeteilnahme kostet viel Zeit und auch Geld. Damit sich dieser Aufwand auch lohnt, sollten einige grundlegende Aspekte bei der Planung des Messeauftritts auf jeden Fall beachtet werden. Im Anschluss haben wir sechs typische Fehler aufgelistet, die Sie bei der Vorbereitung Ihrer Messeteilnahme beachten sollten.

1. Die Planung zu spät starten

Mit den Vorbereitungen für eine Messeteilnahme kann eigentlich nie früh genug begonnen werden. Mit genügend Vorlauf können Angebote verglichen, Preise verhandelt und Änderungen kostengünstig umgesetzt werden. Zudem sind Hotelpreise oder Preise für die Miete von Räumlichkeiten für Veranstaltungen in der Regel noch günstiger bzw. ist die Auswahl z.B. bezüglich der Lage noch größer. Steht der Eröffnungstermin der Messe kurz bevor, werden Änderungen und kurzfristige Anfragen meist sehr teuer. Regelmäßige Treffen des Projektteams helfen, Problem frühzeitig zu identifizieren und Verbesserungen umzusetzen.

2. Ineffiziente Konzeption und Nutzung des Messestandes

Auch für kleinere Budgets kennen erfahrene Messebauer Tricks, mit Hilfe derer Ihr Stand trotzdem einen hochwertigen und optisch reizvollen Eindruck bei den Besuchern hinterlässt.

Bei einigen Messebauern gibt es auch Frühbucherrabatte, mit denen zumeist viel Geld gespart werden kann. Sehr wichtig ist auch, ein Standkonzept zu entwickeln, welches hilft, den Stand bzw. Teile davon nicht nur auf einer, sondern bestenfalls auch auf weiteren, eventuell schon geplanten Messen benutzen zu können. Oft können Messebauer den Stand oder Teile davon einlagern, um sie dann für Folgemessen wieder zu verwenden. Dies hat natürlich Auswirkungen auf die verwendeten Materialien und die Bauweise. Es kann sich jedoch schnell auszahlen, nicht nur von einer Messe zur nächsten, sondern langfristig zu planen.

3. Zu wenig Aufmerksamkeit

Im Vorfeld einer Messeteilnahme sollte eine Firma durch verschieden Kommunikationsmaßnahmen diese unter den Bestandskunden, potenziellen Kunden und Geschäftspartnern frühzeitig bekannt geben und dafür werben. Dafür eignen sich z.B. je nach Zielsetzung Mailings, Posts in den gängigen sozialen Netzwerken, persönliche Einladungen, Spots im lokalen Radio, Anzeigen in Tageszeitungen oder Fachzeitschriften, das Anbringen der Information zur Messeteilnahme auf allen Geschäftsdrucksachen oder in der E-Mail Signatur. Wichtig ist, dass diese Kommunikationsmaßnahmen früh genug begonnen werden. Mit wichtigen Kunden und Geschäftspartnern sollten schon im Vorfeld Termine für den Standbesuch vereinbart werden. Dank einer guten Kommunikationskampagne im Vorfeld können Sie viele Besucher an Ihren Stand locken.

4. Ungenügend geschultes Messepersonal

Wichtig ist nicht nur ein toller Messestand, der viel Aufmerksamkeit erregt, sondern auch professionell auftretendes und im Vorfeld gut geschultes Personal, welches die Besucher direkt auf die richtige Art und Weise anspricht, trotz der hohen Anforderungen einer Messe stets freundlich und engagiert ist und Kernbotschaften zum Unternehmen und den vorgestellten Produkten und Leistungen parat hat. All zu oft wird dieser Aspekt bei der Messeplanung vernachlässigt. Die sorgfältige Auswahl und Schulung des Messeteams betrifft sowohl die Mitarbeiter der eigenen Firma, als auch gebuchte Messehostessen – oder Hosts. Die Aufgaben am Stand sollten im Vorfeld klar definiert sein und auch Elemente wie die Kleidung sollte sich in das Gesamtkonzept des Messeauftritts einfügen.

5. Falsches Werbematerial

Die Infomaterialien am Stand sollten ausreichend vorhanden und für alle im Team gut zugänglich sein. Zudem sollte man sich im Vorfeld Gedanken über die Give-aways machen. Einfach Kulis, Luftballons oder Süßigkeiten mit dem Logo zu bedrucken, weil es alle anderen Firmen auch so machen, könnte die gewünschten Wirkung verfehlen. Werbegeschenke, die nicht so austauschbar sind, dafür eher für die Firma und deren Produkte, Leistungen und Kernbotschaften stehen, erzielen einen größeren Erinnerungseffekt. Diese sind mitunter natürlicher teurer, müssen aber im Gegenzug nicht mit vollen Händen unter alle Besucher gebracht werden, sondern können gezielt nur an die relevanten Interessenten verteilt werden.

6. Unvollständige Nachbereitung

Nach einer Messe steht zumeist wieder der normale Geschäftsalltag an. Bei der Nachbereitung einer Messe geht es nicht nur darum, gewonnene Kontakte zu verarbeiten und die in den Gesprächen getroffenen Vereinbarungen umzusetzen, sondern auch um die Rekapitulation des gesamten Projektes. Welche Aspekte waren gut, welche Dinge haben nicht funktioniert und welcher Wettbewerber hatte gute Ideen? Vernachlässigt man diesen Schritt, verschenkt man viel Verbesserungspotenzial für kommende Messen.

Messen sind komplexe Projekte, deren Organisation zu oft nebenbei mitläuft. Dadurch können unnötige Kosten entstehen und die gesteckten Ziele allzu leicht verfehlt werden. Am Ende steht ein enttäuschendes Ergebnis. Bei genauer und frühzeitiger Planung jedoch kann sich eine Messe in allen Bereichen sehr gut rechnen.

Wir beraten Sie gern – Ihr Messebau-Team aus Leipzig.