Kommunikationsmaßnahmen rund um die Messe

Um die Messeteilnahme zu einem Erfolg werden zu lassen, müssen im Vorfeld und während dessen die richtigen Kommunikationsmaßnahmen ergriffen werden. Es reicht nicht, wenn sich die Aktivitäten darauf beschränken, einen Messestand aufzubauen, die Produkte und Mitarbeiter dort zu platzieren und auf Kunden zu warten. Welche Maßnahmen ergriffen werden, leitet sich von den definierten Messezielen ab. Da diese meistens vielschichtig angelegt sind, verstehen sich die unten aufgeführten Aktionen als Möglichkeiten, unter denen, je nach Ziel, die passenden Mittel ausgewählt werden müssen. Steht beispielsweise die Pflege der Kundenbindungen im Vordergrund, so können Eintrittsgutscheine verschickt werden. Ist die Gewinnung von Neukunden durch Produktneuheiten eines der vorrangigen Ziele, so bieten sich etwa Werbeanzeigen in den gängigen Medien und auf einschlägigen Plattformen an.

Um ein möglichst breites Interesse zu wecken, sollte mit der Werbung und den PR-Aktionen schon frühzeitig begonnen werden. Die Pressearbeit bietet zudem den Vorteil, dass sie im Gegensatz zu eigenverantwortlich geschalteter Werbung relativ kostengünstig ist und für große Seriosität steht. Allerdings hat man für den Abdruck der übermittelten Informationen, ob unverändert oder gekürzt, keine Garantie, so dass geplante PR-Maßnahmen die privat in Auftrag gegebene Werbung nicht ersetzen können.

Wichtig für das Erreichen der Messeziele ist es mit möglichst vielen Personen der anvisierten Zielgruppe(n) direkt ins Gespräch zu kommen. Damit die richtigen Besucher an den Stand eines Unternehmens gelangen, kann es sich verschiedener Mittel vor und während der Messe bedienen.

Vor der Messe:

• Hinweis für Messeteilnahme auf Geschäftsdrucksachen anbringen
• Persönliche Einladungen per Post an ausgesuchte Kunden bzw. Vertretern von Fachzeitschriften versenden
  • Die Werbemittel der Messe weisen in der Regel nur auf die generelle Teilnahme eines Unternehmens an der Messe hin, nicht aber auf das spezifische Ausstellungsprogramm. Daher müssen ergänzende Maßnahmen ergriffen werden. Direkte Einladungen per Post an ausgesuchte Kunden eignen sich hervorragend um Interesse für den Messebesuch zu wecken. Einen zusätzlichen Anreiz können beigelegte Eintrittsgutscheine bieten.
  • Die Einladungen sollten sich bezüglich Form und Inhalt in das Gesamtkonzept der Messeteilnahme einfügen. Die Ansprache sollte persönlich formuliert, die Einladung persönlich unterschrieben sein. Die enthaltenen Informationen zur Teilnahme sollten nicht zu ausführlich ausfallen, sondern klar und griffig sein. Produktneuheiten sollten kurz vorgestellt und der spezielle Nutzen für den Kunden herausgestellt werden.
  • Die Einladung sollte zusätzlich durch z.B. ein spezielles Papier, Umschlagformat oder eine spezielle Falttechnik Aufmerksamkeit erregen und ein Antwortelement für Terminvereinbarungen enthalten. Zusätzlich sollten sich auch ein Wegweiser durch den Messestand bzw. die Exponate, einen Abriss der Aktionen am Messestand und Informationen zu Messeplatz, Dauer, Hallen- und Standnummer, Öffnungszeiten, Anwesenheitslisten und Parkhinweise darin befinden. Die Einladungen sollten ca. vier Wochen vor Messebeginn verschickt werden.
• Vorankündigung durch direkte Mails / Newsletter
• Inserate / Beilagen / Berichte in Tageszeitungen und Fachmedien
  • Bei Anzeigen in ausgewählten Medien sollten Hallen- und Standnummer mit erscheinen. Eine Alternative ist auch, falls vorhanden, ein Inserat in der Messezeitschrift, die kostenlos an die Besucher an den Eingängen verteilt wird, aufzugeben.
• Radio- und TV-Spots schalten
• Plakate aufhängen
• Inserat im Messekatalog schalten
  • Auf Grund des Zeitdrucks auf einer Messe können Interessenten oft nicht alle Stände besuchen, weshalb „wichtige Entscheider“ ihren Messebesuch vorher planen. Um in deren Planung mit einbezogen zu werden, reicht eine einfache namentliche Auflistung im Messekatalog oft nicht aus, da diese oft nach bestimmten Produkten bzw. Dienstleistungen suchen. Oft enthalten die Messekataloge zusätzlich Warenverzeichnisse, gegliedert in Warengruppen. Die Eintragungen dort kosten oftmals eine zusätzliche Gebühr, könnten sich aber durchaus lohnen. Durch die Hinzunahme des Logos kann der Eintrag noch anziehender gestaltet werden.
• Informationen in gängigen sozialen Netzwerken posten
• Einschalten des Außendiensts

Während der Messe:

• Imageprospekte, spezielle Messeprospekte (Neuheiten) verteilen/auslegen
• Produktprospekte (technische Daten) verteilen/auslegen
• Geschäftsbericht auslegen
• Katalog(e) auslegen
• Anmieten von Werbeflächen auf dem Messegelände
  • Außerhalb der Standgrenzen in der Halle muss Werbung auf jeden Fall mit dem Messeveranstalter abgestimmt werden, da dies oft nicht erlaubt ist. Mögliche Alternativen sind z.B. sogenannte „Walking-Acts“, Mitarbeiter die in einer speziellen Aufmachung, einem Kostüm etwa, durch die Halle(n) laufen, Werbezettel verteilen, um Besucher auf den eigenen Stand aufmerksam zu machen. Weiterhin ist Werbung in den Außenbereichen der Messe, auf Plakatwänden, an Rolltreppen, in Werbevitrinen für Exponate, Werbespots im Messeradio etc. denkbar.
• Videos, Animationen abspielen
• Give-Aways z.B. Luftballons / Tragetaschen mit Logo verteilen
• Pressemappen auslegen (eventuell Inhalte als Download auf speziellen Bereich der Internetseite anbieten)
• Besuche von Pressevertretern am Strand registrieren (Visitenkarte geben lassen)

Nach der Messe:

• Nachfass-Mails
• Telefonmarketing

Wir beraten Sie gern – Ihr Messebau-Team aus Leipzig.